Бумажная лавина против здравого смысла

Представьте себе: компания ежегодно пересылает в саморегулируемую организацию копию одного и того документа – скажем, диплом своего специалиста. Год за годом, бумага за бумагой. А ведь все эти сведения уже давно есть в саморегулируемой организации, и доступны ей в пару кликов. Зачем тогда эта бюрократическая круговерть, спросите Вы?

На днях этого вопроса в свежем выпуске подкаста коснулась президент Межотраслевой ассоциации саморегулируемых организаций «Перспектива» и постоянный эксперт За-Строй.РФ Александра Белоус. По мнению Александры Сергеевны, проблема заключается в устаревшей системе документооборота и отсутствии чётких нормативов. Многие саморегулируемые организации и контролирующие органы до сих пор требуют бумажные копии, даже если все данные открыты и доступны, например, в сети Интернет.

Здесь уместно вспомнить про Федеральный закон № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года «О защите персональных данных», который вводит такое понятие, как «избыточные требования». Получается, что, запрашивая от своего участника публично доступную (или уже полученную ею) информацию, СРО, помимо бесполезной работы, требует от своих членов избыточные данные.

Такой подход несёт в себе следующие издержки:

• предоставление уже известных сведений – лишняя нагрузка на компании и пустая трата времени;
• это очень сильно раздражает тех, кто это делает;
• подобный подход мешает правильному контролю СРО за своим участником.

Ведь саморегулируемая организация должна обрабатывать и хранить огромное количество бумаг. В полноводном потоке документов отдельная бумага может просто потеряться.

Далее нужно помнить, что в какой-то срок документы теряют свою актуальность. И вместо того, чтобы обработать представленную компанией форму с актуальными данными, специалист СРО вынужден обрабатывать огромное количество бумаг. Соответственно, скорость предоставления данных и выгрузки в реестр членов СРО падает в разы.

Откуда же эти требования к документам не в виде сведений, а именно в виде бумаг, заверенных печатью компании либо электронной цифровой подписью? Эти требования, обращает внимание госпожа Белоус, мы видим в результатах проверок, которые осуществляет Ростехнадзор в отношении членов СРО. Но при этом Градостроительный кодекс РФ указывает достаточно размыто: «документы, подтверждающие...». На деле это может быть как форма, заверенная электронной цифровой подписью, так и выписка из Пенсионного фонда или трудовой книжки.

Плюс к этому, с появлением 152-ФЗ и тем более с его ужесточением, саморегуляторам необходимо провести работу по сокращению запрашиваемых бумаг, оставаясь при этом в рамках Градостроительного кодекса РФ и Федерального закона от 1 декабря 2007 года № 315-ФЗ «О саморегулируемых организациях». Для этого СРО может дополнительно, например, запросить разъяснения у Ростехнадзора, либо у другого надзорного органа.

Почему нужен переход на электронный документооборот? Александра Белоус отвечает:

• электронный документооборот – это удобное, современное решение, которое уже прочно вошло в нашу жизнь;
• при таком подходе значительно ускоряется обмен документами, снижает риск бумаг, облегчается хранение и поиск необходимых документов.

На сегодняшний день к электронному документообороту подключено свыше 68% российских компаний. И это не просто модернизация, а способ снять избыточную бумажную нагрузку, сделать процессы прозрачными и быстро реагировать на запросы без лишних издержек.

Но, обращает внимание Александра Сергеевна, при внедрении электронного документооборота важно, во-первых, прописать чёткие нормативы: когда требуются бумажные копии, а когда достаточно электронных документов или публичных источников. Этот свод правил может подготовить любая компания, назвав его, например, «Политика электронного документооборота».

Также на сегодняшний день многие компании, особенно небольшие, почему-то не готовы к электронному документообороту, хотя в их ситуации гораздо проще наладить этот документооборот, потому что сама компания небольшая. И гораздо сложнее его вводить в крупных бизнесах, когда специалистов много, а внутри предприятия уже функционирует масса процессов.

Глава Межотраслевой ассоциации СРО «Перспектива» даёт следующую рекомендацию: чем меньше компания, тем разумнее в ней реализовать электронный документооборот. Во-первых, это действительно экономит деньги, ресурсы и время. Во-вторых – предприниматель сразу увидит, как легко выстроить обмен документами с любым подрядчиком либо партнёром. А заниматься электронным документооборотом может фактически любой специалист в компании.

Для саморегулируемой организации и её участников процесс использования электронных документов – это, безусловно, выигрышная стратегия. Ведь ЭДО снижает риск нарушений со стороны подрядных организаций, формирует доверие к СРО со стороны участников и устраняет большое количество конфликтов. В том числе – минимизирует степень раздражения у членов СРО, ибо профессиональное объединение будет получать ровно то, что ему необходимо, не выходя за пределы «избыточных сведений».

Искренне Ваш,
За-Строй.РФ

При полном и/или частичном копировании данного материала, для последующего размещения его на стороннем ресурсе, обратная, индексируемая ссылка на источник обязательна!