Как мы перевели архив саморегулируемых организаций в электронный вид: 6 шагов из личного опыта

Бумажный архив: проблема, которую давно пора решить

Бумажный архив – одна из тех проблем, решение которой в саморегулируемых организациях постоянно откладывается. С годами количество личных дел членов СРО увеличивается, шкафов становится больше, свободного места – меньше. Хранение документов требует денег, поиск нужной бумаги отнимает рабочее время сотрудников. Все понимают, что с этим нужно что-то делать. Но каждый раз находятся более срочные вопросы. И архив продолжает расти.

При этом ситуация выглядит парадоксально. Мы живём в эпоху искусственного интеллекта и цифровизации, но продолжаем просить членов СРО привезти документы на бумаге. А иногда получаем их в электронном виде, распечатываем и аккуратно подшиваем в папки. Получается, современные технологии помогают нам быстрее создавать бумажный архив.

Конечно, электронный архив сегодня – далеко не самая передовая технология. Но для СРО, которая продолжает хранить личные дела на бумаге, это существенный шаг к цифровизации.

В 2018 году СРО, входящие в группу Межотраслевой ассоциации СРО «Перспектива», приняли решение перейти на электронный архив личных дел членов СРО.

Хочу поделиться нашим опытом: шестью практическими шагами, которые позволили нам организовать электронное хранение документов, и рассказать, какие ресурсы для этого потребовались.

ШАГ 1. Разбираемся, что именно мы собираемся хранить

Первое, с чего мы начали в 2018 году, – создание единого справочника документов, содержащихся в личных делах членов СРО.

Казалось бы, задача простая. Но за годы работы меняются законодательство, внутренние положения и формы документов. В архиве можно обнаружить такие документы, о существовании которых сотрудники даже не подозревают. Поэтому справочник мы составляли не по памяти или действующим положениям, а на основании реальных личных дел.

Один сотрудник последовательно открывал папки и вносил наименование каждого нового вида документа. Если такое название уже было в справочнике, повторно добавлять его не требовалось.

На эту работу у нас ушёл один месяц. В результате мы получили единую систему наименований для всего многообразия материалов, накопленных за годы работы СРО.

Ресурсы: один сотрудник, доступ к личным делам и таблица Excel.

Совет: не пытайтесь сразу создать идеальный справочник. Начните с того, что действительно хранится в архиве. Главное – сформировать единую систему наименований, которая позволит быстро находить документы и добавлять новые.

ШАГ 2. Выбираем, где и как будет храниться электронный архив

Когда мы говорим «электронный архив», у каждого возникает своё представление: отдельная программа, сервер или облачное хранилище.

Но начинать, на мой взгляд, нужно не с выбора программы, а с оценки возможностей самой СРО. Наши IT-специалисты проанализировали имеющееся оборудование, программное обеспечение, возможности хранения данных и организации доступа сотрудников. После этого определили, что можно использовать из существующей инфраструктуры, а что необходимо приобрести.

Не нужно сначала покупать дорогостоящую систему, а потом придумывать, как приспособить её к работе СРО. Разумнее сначала определить задачи, которые она должна решать.

Для нас было принципиально важно, чтобы электронный архив позволял быстро находить документы, разграничивать доступ сотрудников, обеспечивать сохранность информации и возможность её восстановления.

Отдельное внимание необходимо уделить резервному копированию. Потеря бумажной папки – неприятная ситуация. Потеря всего электронного архива – проблема совершенно другого масштаба.

Ресурсы: IT-специалисты, анализ технической инфраструктуры и бюджет на оборудование или программное обеспечение при необходимости.

Совет: выбирайте не самую дорогую систему, а решение, соответствующее задачам организации. Обязательно предусмотрите защиту информации, резервное копирование и восстановление данных.

ШАГ 3. Определяем, какие документы оставить на бумаге

Следующим шагом мы определили, какие документы целесообразно сохранить в бумажном виде, а какие можно перевести в электронный формат.

В нашем перечне остались заявления о приёме в члены СРО, обязательства членов СРО и доверенности (при наличии). Ранее мы сохраняли и договоры страхования, но в 2026 году перешли на их электронное оформление.

Почему именно эти документы? Они могут иметь существенное значение при судебных спорах. Несмотря на юридическую силу надлежащим образом оформленных электронных документов, бумажные оригиналы в отдельных случаях позволяют избежать дополнительных вопросов об их подлинности.

При этом все документы включаются в единый справочник. Для каждого вида указывается способ хранения: бумажный, электронный или комбинированный.

Ресурсы: юрист, сотрудник, отвечающий за личные дела, анализ законодательных требований и судебных рисков.

Совет: определите перечень документов, которые необходимо или целесообразно хранить на бумаге, и зафиксируйте выбранный формат в справочнике. Это позволит установить единые правила для всех личных дел.

ШАГ 4. Закрепляем переход на электронный архив документально

Теперь необходимо создать правовую и организационную основу перехода. Для этого мы подготовили несколько документов.

1. Положение о порядке хранения дел членов СРО. Разрабатываем новое или вносим изменения в действующее. Утверждаем в соответствии с Уставом СРО – общим собранием, Правлением или иным уполномоченным органом.

Рекомендую направить утверждённое положение в Ростехнадзор для сведения, даже если такая обязанность прямо не предусмотрена законодательством. Особенно это актуально для региональных СРО.

2. Приказ о переходе на электронный архив. Устанавливаем дату, с которой новые документы формируются и хранятся в электронном виде, за исключением тех, для которых необходимо сохранять бумажные оригиналы.

3. Приказ о переводе существующего архива. Определяем сроки, порядок сканирования и проверки документов, ответственных лиц и процедуру передачи бумажных носителей на уничтожение.

Для физического уничтожения документов рекомендую привлекать специализированную компанию, которая обеспечит безопасное уничтожение и выдаст подтверждающий акт. Это особенно важно, поскольку личные дела содержат персональные данные.

Можно организовать уничтожение собственными силами, но потребуются сотрудники, оборудование и контроль. По нашему опыту, привлечение специализированной организации оказалось проще и экономически целесообразнее.

При этом наличие скан-копии само по себе не даёт права уничтожить бумажный оригинал. Необходимо учитывать сроки хранения, законодательные ограничения и возможные судебные споры.

4. Назначение ответственного за переход. В нашей практике эту функцию выполняет руководитель отдела реестра. Он контролирует сроки, качество формирования электронных дел и соблюдение установленных правил.

Ресурсы: юрист, руководитель проекта, IT-специалисты, сотрудники для сканирования и проверки, бюджет на техническое обеспечение и уничтожение документов.

Совет: заранее закрепите ответственность и порядок контроля. Уничтожение бумажных оригиналов проводите отдельно от сканирования, после проверки правовых оснований и оформления необходимых документов.

ШАГ 5. Переходим от бумажных папок к электронным делам

Подготовительные решения приняты, документы утверждены, система готова. Начинается практическая работа.

Здесь рекомендую разделить процесс на два направления: перевод существующего бумажного архива и работу с новыми документами.

Перевод бумажного архива.

Главное – составить для сотрудников простую пошаговую инструкцию. Не общие рекомендации, а буквально алгоритм «делай раз, делай два».

1. Взять бумажное личное дело и проверить его состав.
2. Последовательно отсканировать документы.
3. Присвоить файлам наименования из единого справочника.
4. Разместить их в соответствующих разделах электронного дела.
5. Проверить качество сканирования и полноту переноса.
6. Передать дело ответственному сотруднику для контрольной проверки.
7. Определить дальнейший порядок хранения бумажных оригиналов согласно утверждённому положению.

Мы установили простое правило: первые десять электронных личных дел должны на 100% соответствовать бумажным по составу и содержанию. Только после проверки можно переходить к массовому сканированию. Такая инструкция позволяет поручить техническую работу практически любому подготовленному сотруднику.

И здесь поделюсь ещё одной идеей: пригласите на летнюю практику студентов. Мы пригласили детей своих сотрудников. Для них это была возможность получить первый профессиональный опыт, для СРО – дополнительные рабочие руки и родители тоже остались довольны. При этом важно  организовать обучение, контроль качества и соблюдение требований защиты персональных данных.

Работа с новыми документами.

Параллельно необходимо выстроить понятный порядок обработки поступающей информации.

1. Получить документ и определить, к какому члену СРО он относится.
2. Найти его наименование в справочнике.
3. Проверить установленный формат хранения.
4. При необходимости отсканировать бумажный оригинал.
5. Разместить файл в соответствующем разделе электронного дела.
6. Проверить правильность загрузки и доступность документа.

Если нужного наименования нет в справочнике, сотрудник обращается к ответственному за его ведение.

Важно, чтобы новые документы сразу попадали в электронный архив, а не накапливались в ожидании очередного сканирования.

Ресурсы: сотрудники, сканирующее оборудование, пошаговые инструкции, ответственный за контроль качества. При необходимости – студенты-практиканты или временные сотрудники.

Совет: оцените объём бумажного архива и установите реалистичный график его перевода. Не откладывайте начало электронного формирования новых дел до завершения сканирования старых. Эти процессы могут идти параллельно.

Шаг 6. Поддерживаем электронный архив в актуальном состоянии

Казалось бы, всё готово: бумажные дела переведены в электронный вид, сотрудники работают по инструкциям. Можно считать проект завершённым?

Не совсем. Меняется законодательство, появляются новые виды документов, обновляются внутренние процессы. А значит, справочник и положение о порядке хранения дел тоже должны меняться.

Внутренние документы должны описывать то, как организация действительно работает, а не заставлять сотрудников подстраивать рабочие процессы под давно устаревшие правила. Поэтому важно организовать постоянную актуализацию.

Справочник документов. Назначьте сотрудника, который будет отвечать за его ведение: добавлять новые наименования, корректировать существующие и контролировать единообразие классификации.

Эту функцию логично закрепить за руководителем отдела реестра, который отвечает за формирование личных дел членов СРО.

Актуальная версия справочника должна находиться в доступном для сотрудников месте, а у ответственного лица – храниться резервная копия. Важно исключить ситуацию, когда сотрудники используют разные версии.

Положение о порядке хранения дел. Его также необходимо пересматривать при изменении законодательства, состава документов или технологии хранения.

И здесь хочу поделиться небольшим наблюдением. Пока я готовила эту статью и систематизировала наш опыт, стало очевидно, что нам самим пора актуализировать положение о порядке хранения дел членов СРО.

И это совершенно нормально. Практика развивается, появляются новые возможности, и внутренние документы должны успевать за этими изменениями.

Ресурсы: ответственный за ведение архива, юрист и IT-специалисты при необходимости, единое место хранения справочника.

Совет: не относитесь к положению и справочнику как к документам, которые достаточно утвердить один раз. Регулярно проверяйте их актуальность и закрепите ответственность за внесение изменений.

А что скажет Ростехнадзор?

Полагаю, именно этот вопрос возникнет у многих коллег после прочтения предыдущих шести шагов. Одно дело – организовать электронный архив внутри СРО. И совсем другое – пройти проверку надзорного органа. СРО, в которых был организован электронный архив, уже дважды проходили проверки Ростехнадзора.

Приведу конкретный пример: акт плановой проверки СРО АС «Межрегионстройальянс», составленный Центральным управлением Ростехнадзора 22 марта 2023 года № 5.2-90-пл-А/0001-2023.

В разделе «Проверка соблюдения требований к ведению и хранению дел членов саморегулируемой организации» Ростехнадзор зафиксировал:

Хранение дел членов Ассоциации осуществляется на электронном носителе, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью.

Для меня важно следующее: проверяющие прямо указали, что личные дела членов СРО хранятся в электронном виде. Сам электронный формат хранения не был назван нарушением.  При этом электронный формат хранения и соблюдение требований к составу личного дела – два разных вопроса.

Можно иметь прекрасную электронную систему и допускать ошибки при формировании дел. Ровно так же можно хранить документы в бумажных папках, но не обеспечивать наличие необходимых сведений.

Электронный архив не отменяет требований законодательства. Он меняет способ организации работы и помогает эффективнее контролировать документы.

Поэтому коллегам, которые откладывают переход из опасений перед проверками, рекомендую обратить внимание на этот опыт.

Главное – не сам носитель информации, а соблюдение требований к формированию, хранению и юридической значимости документов.

Вместо заключения

Сегодня переход на электронный архив кажется вполне естественным решением. Но в 2018 году нам пришлось пересмотреть привычные процессы и организовать большой объём работы. На перевод более 3000 личных дел в электронный формат у нас ушло два года.

Для перехода на электронный архив не обязательно ждать идеального момента, большого бюджета или универсальной программы. Достаточно принять управленческое решение, оценить ресурсы и последовательно пройти шесть шагов.

И самое главное – электронный архив не конечная цель, а первый шаг к более масштабной цифровизации работы СРО. Он создаёт основу для автоматизации более сложных процессов, сокращения бумажного документооборота и упрощения взаимодействия с членами организации.

Я буду рада, если наш опыт поможет СРО отказаться от хранения дел членов в виде стеллажей и целых комнат.

Методическое пособие Электронный архив Межотраслевой ассоциации СРО «Перспектива»

Положение о порядке хранения дел членов СРО

Шаблон Справочника электронного архива СРО

Подписывайтесь на За-Строй.РФ в МАХ 

При полном и/или частичном копировании данного материала, для последующего размещения его на стороннем ресурсе, обратная, индексируемая ссылка на источник обязательна!